Pracując na etacie, mamy z góry narzucone godziny pracy, a także grafik zadań do wykonania. Jesteśmy zmotywowani do codziennego wstawania o stałej porze. Ponadto często mamy osobę, która nadzoruje postęp naszej pracy. Jeśli jednak pracujemy zdalnie w domu, to sami sobie musimy narzucić rytm pracy, a także zmusić się do działania. Bardzo ważna jest samodyscyplina. Lepiej nadmiernie nie odkładać zadań na kolejny dzień, ponieważ może dojść do spiętrzenia, które spowoduje, że będziemy musieli pracować po kilkanaście godzin. Ważne jest również odpowiednie planowanie dnia, tak by nie czuć frustracji i nie zniechęcić się do pracy. Zobacz jak planować swoją pracę.

Pokażę Ci kilka sprawdzonych sposobów, dzięki którym Twoja praca stanie się bardziej wydajna i efektywna. Po wprowadzeniu ich w życie będziesz mieć więcej czasu dla siebie. Poza tym praca będzie dla Ciebie satysfakcjonująca i unikniesz wypalenia zawodowego.

Podejmuj się tylko zleceń które mają sens

Bardzo często początkujący freelancerzy podejmują się każdego zlecenia. Wynika to z braku dorobku i mniejszych szans na „złapanie” potencjalnego klienta. Jeśli już się ktoś zgłosi, to początkujący freelancer robi wszystko by go nie stracić. W efekcie może się zdarzyć, że podejmiemy się zbyt dużej ilości zleceń i nie uda nam się dotrzymać terminów.

Może również okazać się, że dane zlecenie okaże się nieopłacalne. Jego wykonanie zajmie nam zbyt dużo czasu przy małym zarobku. W efekcie nie będziemy mogli podjąć się nowych, bardziej opłacalnych zleceń, ponieważ przyblokuje nas to jedno zlecenie.

Dlatego podejmując się nowego zlecenia, należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy jesteśmy w stanie mu podołać, ile zajmie mam czasu, a także czy opłaca się to od strony finansowej. Czasem warto odmówić, choć wiem, że może być trudno 😉

Ustal swoją porę dnia

Niektórzy najbardziej wydajnie pracują w godzinach porannych. Dla niektórych efektywniejsze są godziny popołudniowe, lub nawet wieczorne. Określ godziny, w których Twoja praca jest najbardziej efektywna. Dzięki temu unikniesz straconego czasu na jałową i bezsensową pracę.

Dla mnie najlepszą porą do realizacji najtrudniejszych zadań są godziny poranne – pomiędzy 8.00 a 13.00. W tych godzinach moja praca jest najbardziej efektywna i szybko rozwiązuję nawet najgorsze problemy 😉 Po godzinie 13.00 moja wydajność znacznie spada i jeśli nie mam zbyt dużo zleceń, kończę pracę. W przypadku, gdy mam spiętrzenie i więcej zadań do wykonania, to po godzinie 13.00 wykonuję tylko proste zadania, niewymagające większej uwagi.

Codziennie określaj listę zadań na kolejny dzień

Codziennie poświęć kilka minut na ustalenie grafiku na kolejny dzień. Listę zadań możesz ustalić także z góry na kolejne dni. Pozwoli Ci to na większą kontrolę nad zadaniami do wykonania, a także unikniesz niepotrzebnych spiętrzeń. Poza tym odhaczanie wykonanych zadań jest satysfakcjonujące i motywuje do dalszego działania.

Podczas sporządzania planu dnia możesz ustalić także harmonogram wraz z określeniem czasu, jaki chcesz przeznaczyć na dane zadanie. Owszem, na początku może być to trudne, z uwagi na to, że możesz nie wiedzieć ile dane zadanie zajmie Ci czasu. Jednak spróbuj szacować. Z czasem będziesz bardziej precyzyjny w ustalaniu harmonogramu.

Pamiętaj jednak, aby plan dnia nie był zbyt ambitny. Lepiej ustalić mniej zadań i wykonać je w całości, niż wypisać więcej i wykonać tylko część z nich. Będziesz czuć większą satysfakcję z wykonania planu dnia w 100%. Jeśli nie zrealizujesz całej listy zadań, możesz czuć się przytłoczony i zniechęcony do pracy na następny dzień. Poza tym w ciągu dnia mogą wystąpić zadania nieplanowane. Dlatego warto brać je pod uwagę i przeznaczyć na nie część dnia.

Stały rytm dnia

Stały rytm dnia jest bardzo ważny dla zachowania równowagi i podniesienia wydajności naszej pracy. Niestety nie zawsze mamy na to wpływ. Czasem zdarza się, że występują nieprzewidziane zadania lub problemy, na rozwiązanie których potrzebujemy więcej czasu.

Jednak pomimo tego warto zadbać o to, by o stałej porze wstawać rano, a także kłaść się spać o tej samej godzinie. Dzięki temu będziesz wypoczęty i będziesz wydajniej pracować. Sprawisz, że czas nie będzie przeciekał Ci przez palce i będziesz mieć więcej wolnego czasu. Pamiętaj jednak, aby dostosować swój rytm dnia do pozostałych członków rodziny.

Czas na relaks

Bardzo ważne jest, aby nie zatracić się w swojej pracy. Należy zachować balans pomiędzy pracą a odpoczynkiem. Zbyt długie siedzenie przy komputerze obniża wydajność. Sprawia, że po pewnym czasie obniża się nasza koncentracja, przez co niepotrzebnie tracimy czas, który moglibyśmy przeznaczyć na odpoczynek.

Bardzo ważne są także regularne przerwy. Przykładowo możesz robić co 45 minut piętnastominutowe przerwy. Dodatkowo wyznacz czas na dłuższą, np. godzinną przerwę, podczas której pójdziesz na krótki spacer, poczytasz książkę lub po prostu odpoczniesz od ekranu komputera.

Określ priorytety

W ustalaniu harmonogramu bardzo ważne jest ustalenie, które zadania są ważniejsze, a które mogą poczekać. Nadaj wyższy priorytet sprawom niecierpiącym zwłoki i postaraj się załatwić je w pierwszej kolejności. Zadania, które można wykonać później, odłóż na następny dzień, lub po prostu wykonaj je po zakończeniu zadań z wyższym priorytetem.

Bądź elastyczny

Niestety ustalając plan, nie zawsze możemy ściśle się go trzymać. Czasem występują nieprzewidziane sytuacje i zadania z większym priorytetem, na które musimy przenieść naszą uwagę. Podczas planowania bardzo ważna jest elastyczność, a nie perfekcjonizm. Nadmierne trzymania się planu dnia jest męczące i może przynieść odwrotny efekt od zamierzonego.

Bądź dla siebie wyrozumiały

Czasem możesz się czuć gorzej, może boleć Cię głowa, albo po prostu może Ci nic nie wychodzić. W takiej sytuacji należy w miarę możliwości odpuścić i zrobić sobie dzień wolny. Nie ma sensu zmuszać się tego dnia do pracy, ponieważ i tak Twoja praca będzie mało efektywna. Lepiej wykorzystać czas na relaks i regenerację, tak byś miał siły na następny dzień 🙂

Jak planować swoją pracę – przydatne narzędzia, planery

Poniżej przedstawiam listę narzędzi ułatwiających planowanie swojej pracy.

Microsoft To-Do

Aplikacja dostępna jest na Windowsa, Adroida oraz iOS. Przy pomocy Microsoft To-Do można utworzyć listy zadań i synchronizować je pomiędzy urządzeniami. Każde zadanie można rozbić na poszczególne kroki. Aplikacja jest przyjazna i prosta w obsłudze. Sama jej używam od dłuższego czasu.

Trello

Trello to kolejna propozycja pozwalająca na usystematyzowanie naszych zadań. Aplikacja Trello świetnie sprawdzi się do planowania codziennych zadań, a także pracy w zespole. Dzięki niej będziemy mieć pełną kontrolę nad wieloma projektami. Trello jest często przyrównywane do korkowej tablicy. Aplikacja jest bardzo przejrzysta i prosta w obsłudze. W pierwszej kolejności tworzymy zespoły (jeśli oczywiście pracujemy zespołowo) i do każdego zespołu przypisujemy tablice. Do każdej tablicy dodajemy listy zadań, a do list karty. Trello zapewnia nam dużą elastyczność. Karty możemy przemieszczać pomiędzy listami, nadawać im terminy wykonania i przypisywać do określonych członków zespołu. Ponadto do kart możemy dodawać pliki. Trello możemy zintegrować z Dyskiem Google, Dropboxem czy Slackiem. Darmowa wersja pozwala na stworzenie dowolnej ilości prywatnych tablic i do 10 tablic dostępnych dla członków zespołu.

Nozbe

Nozbe jest polskim odpowiednikiem Trello. Również jest niezwykle prosty w użyciu i pozwala na synchronizację pomiędzy urządzeniami. Darmowa wersja pozwala na pracę 5 osób nad maksymalnie 5 projektami.

Microsoft Sticky Notes

Za pomocą aplikacji Microsoft Sticky Notes zamienisz swój pulpit w wirtualną tablicę korkową. Aplikację tą można wykorzystać do tworzenia list z ważnymi informacjami. Wykorzystuję Microsoft Sticky Notes jako uzupełnienie Microsoft To-Do. Na karteczkach zapisuję tymczasowe informacje.

Kalendarz Google

Kalendarz Google może stanowić wirtualną alternatywę dla tradycyjnego kalendarza książkowego. Aplikacja dostępna jest zarówno na PC, jak i na urządzenia mobilne. Kalendarz Google świetnie sprawdzi się przy codziennej pracy, jak i w pracy zespołowej.

Papierowe kalendarze i planery

Swoją pracę można również planować, stosując tradycyjne narzędzia jak kalendarze książkowe, a także popularne ostatnio gotowe planery, czy Bullet Journal. Tak jak wcześniej wspomniałam do ustalania grafiku dnia, korzystam z aplikacji Microsoft To-Do. Jednak oprócz tego prowadzę Bullet Journal, w którym zapisuję ważne terminy, kontakty, a także zadania długoterminowe. Stosuję ten mieszany system od pewnego czasu i muszę przyznać, że dobrze się sprawdza.

Planowanie pracy – podsumowanie

Planowanie dnia oraz określanie celów długo terminowych jest bardzo ważne, ale należy podchodzić do tego z rozsądkiem. Należy być elastycznym i przygotowanym na częste zmiany. Niestety nie wszystko możemy przewidzieć i czasem nasze priorytety mogą ulec zmianie i nie należy się tym przejmować. Najważniejsze jest to, by być dla siebie wyrozumiałym 😉